[:sv]Licensoptimering[:en]Licence optimization[:]

[:sv]

Licensoptimering

En viktig roll, som varje företag måste ha, är en licensansvarig. Denna person har ett mycket stort ansvar och sköts inte arbetet rätt kan det gå så långt att företaget måste lägga ner sin verksamhet p.g.a. kostnader som uppstår. Tyvärr är det många som har inställningen “det händer inte mig” när det gäller licensreviews från mjukvarutillverkarna.

“Gartner 2011 Poll: 35% (2007) to 65% (2011) chance of getting audited. Top software vendors auditing: IBM, Adobe, MSFT, Oracle, SAP” *

“Emerging technologies (virtualization, cloud, BYOD) make tracking software more challenging.”

*Gartner Inc – Software Vendor auditing trends 23. maj 2012

Betalar ni för mycket för era licenser?

Många olika faktorer påverkar vilken typ av licenser som är rätt för just er. Är det CPU, användare, site, kapacitet eller något annat mätetal som ligger som grund för de licenser som ni använder? Och är det i så fall dessa licenser som passar er bäst eller har ni dem bara för att det gjordes “smarta” inköp vid något tillfälle? Dessutom är de säkert begränsade på något sätt. Är ni säkra på att ni inte har gått över dessa så att ni egentligen borde använda en större licens än vad ni faktiskt gör idag? Tillsammans resulterar detta ofta i två olika situationer:

1. Ni betalar helt för mycket för era licenser
2. Ni har inte tillräckligt med licenser eller licenser av fel typ

Hur arbetar vi på Middlecon inom detta område?

Kan du med handen på hjärtat säga att du har läst alla de 14 sidor som licensbrevet innehåller eller har du bara klickat i “I Agree” längst ner och sedan på Next-knappen?

Vi på Middlecon läser de 14 sidorna och tycker till och med att det är kul! Det gör att vi har en djup kunskap om hur de olika licenserna är uppbyggda. Det i kombination med en djup teknisk kunskap hela vägen från hårdvaruplattformen till applikationen gör att vi har stor kunskap om hur man bäst väljer licenser och optimerar era system. Detta för att få ut så mycket som möjligt av den investering i licenser som ni har gjort.

Kundcase där vi hjälpte till med en licensreview

När vi först blev kontaktade av kunden hade de fått en licensreview och var djupt oroliga. Den initiala fakturan från mjukvarutillverkaren var på 120 miljoner kronor. Följande citat kom då från kunden:

– När kravet från mjukvaruleverantören låg på bordet insåg vi att vårt företag kanske inte skulle finnas i framtiden.

Detta blev startskottet till det licensarbete som därefter påbörjades och som fortfarande pågår. Samtliga system genomgicks och alla licenser kontrollerades, räknades och ifrågasattes. Alla fel som hade uppstått var p.g.a. misstag och för att man inte visste hur licenserna fungerade. Man trodde en sak, som inte alls stämde. System hade tidigare installerats, flyttats och förändrats utan att verifiera om detta påverkade licenserna. När licensreviewen var klar kom följande citat från kunden:

– Vi hade inte kontroll på vårt innehav av licenser och mjukvaruleverantören krävde oss på 120 miljoner. Det var mycket för oss som endast är ett medelstort företag. Middlecon hjälpte oss att reducera skadeståndet med över 90% och få kontroll på vårt licensinnehav.

Kundcase där vi hjälpte till med en licensoptimering

Detta uppdrag initierades av oss. Vi fanns på plats hos kunden med andra uppdrag och fick en inblick i hur deras arkitektur såg ut. En par varningsklockor väcktes hos oss och vi började prata med dem om hur deras arkitektur såg ut från ett licensperspektiv. Det ledde till att vi fick i uppdrag att förändra deras miljö med målet att minska på licenskostnaderna utan att  förlora prestanda eller funktionalitet. Vi genomförde detta med stor framgång.

– När Middlecon kom till oss och berättade att de kunde spara 10 miljoner per år och 80% av vår mjukvarukostnad genom att anpassa vår arkitektur till licensreglerna trodde vi först att det bara var en säljhistoria. Till vår stora förvåning visade det sig att det var sant.[:en]An important role that every company must have is a license manager. This person has a very large responsibility and if the work is not done properly, it may go as far as the company has to shut down its business because of costs incurred. Unfortunately, many people have the “it won’t happen to me” mindset regarding license reviews from software manufacturers.

“Gartner 2011 Poll: 35% (2007) to 65% (2011) chance of getting audited. Top software vendors auditing: IBM, Adobe, MSFT, Oracle, SAP” *

“Emerging technologies (virtualization, cloud, BYOD) make tracking software more challenging.”

*Gartner Inc – Software Vendor auditing trends 23. maj 2012

Do you pay too much for your licences?

Many different factors affect what kind of licenses are right for you. Is it the CPU, user, site, capacity or any other measurement that is the basis for the licenses you use? And if so, are these licenses the best for your company or do you have them just because someone made a “smart” purchases at some time? In addition, they are always limited in some way. Are you sure you have not exceeded them and should actually use a larger set of licenses than you actually do today? Together, this often results in two different situations:

1. You pay far too much for your licenses
2. You do not have enough licenses or licenses of the wrong type

How do Middlecon work within this area?

Hand on your heart! Can you really say that you have read ALL 14 pages regarding that licence or did you just clicked “I Agree” and then the “Next” button?

We at Middlecon read all the 14 pages; we even think it’s fun! This means that we have a deep knowledge of how different licenses are built. Combined with a deep technical knowledge all the way from the hardware platform to the application, we know how to best select licenses and optimize your systems. All is done to get the most out of the investment in licenses you have made.

A customer case where we helped during a licence review

When we first contacted the customer, they had received a license review and were deeply worried. The initial invoice from the software manufacturer was SEK 120 million. The following quote came from the customer:

– When the software vendor’s requirement lay on the table, we realized that our company might not exist in the future.

This was the starting point for the licensing work that begun and which is still ongoing. All systems were gone through and all licenses were checked, counted and questioned. All errors that had occurred were due to mistakes and because the customer didn’t know how the licenses worked. Things about the licences that the customer believed to be true, turned out to be not true at all. Systems that were previously installed, moved and changed without verifying if the changes affected the licenses. When the license review was complete, the following quote from the customer came:

“We did not control our license holdings and the software vendor demanded us at 120 million. That was a lot for us since we are only a medium sized company. Middlecon helped us reduce compensation by over 90% and gain control of our license holdings.

A customer case where we helped with a licence optimization

This project was initiated by us. We were already working with the customer with other assignments and got insight into how their architecture looked. Warning bells started to ring and we began a discussion about how their architecture looked from a licensing perspective. As a result, we were commissioned to change their environment with the goal of reducing license costs without losing performance or functionality. We conducted this with great success.

– When Middlecon came to us telling us that they could save 10 million per year and 80% of our software cost by adapting our architecture to the licensing rules, we first thought that it was just a sales story. To our great surprise, it turned out that it was true.

[:]